Agilität einführen – Die Kunst der Agilen Transition in der Praxis

Wir konnten mal wieder die Klappe nicht halten 🙊, was die Einführung agiler Methoden betrifft. Vom Einzelteam zur größeren Landschaft teilen wir Erfahrungen, Muster und Bitte-Nicht‘s!

Zur Nachlese

Das agile Manifest – https://agilemanifesto.org

Enterprise Transition Community (Etc) Verständlich Erklärt – https://www.ksimons.de/2015/02/enterprise-transition-community-etc-verstaendlich-erklaert/

Open Space Agility https://openspaceagility.com/

Kotter – Resistance To Change https://www.youtube.com/watch?v=Wdroj6F3VlQ

Fearless Change: Patterns for Introducing New Ideas (English Edition) https://amzn.to/3bLcwQ3

Der systemische Blickwinkel auf Agilität – Susanne Mühlbauer im Interview https://agilegrowth.de/der-systemische-blickwinkel-auf-agilitaet-susanne-muehlbauer-im-agilegrowthcast/

🔥 Schreib uns an unseren Twitter-Kanal: https://twitter.com/AgileGrowthLive

Podcast: Definition of Done verständlich erklärt

Während bald die Sommerferien in allen Bundesländern wieder „done“ sind, haben wir über eine kleinere Peinlichkeit zu Beginn meiner Elternrolle gesprochen – und damit die Definition of Done beleuchtet. #VerständlichErklärt #Scrum #Agile

Veränderung, du fieser Mist

Wir haben zwei Tage überlegt, ob wir diese Podcast-Folge ausstrahlen.

Wer uns zuhört, der weiß, dass wir versuchen so ehrlich und authentisch wie möglich zu sein, weil wir der Meinung sind, dass unsere Arbeitswelt das braucht: Mut, Offenheit, Verletzlichkeit.

Möge die Folge anderen in harten Veränderungen helfen, Kraft zu finden und neue Wege zu gehen.

Enterprise Transition Community (ETC) verständlich erklärt

Der Weg hin zu einer agilen Organisation ist mit vielen Hürden und Problemen gespickt. Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen ändern sich innerhalb von wenigen Tagen und Wochen.

Um so mehr Teams mit agilen Vorgehensweisen arbeiten, umso mehr Hindernisse auf Organisationsebene werden deutlich. Themen, die die Teams davon abhalten, effizient Software zu entwickeln und voranzukommen. Ungelöste Zuständigkeiten, unklare Rollenbilder und Karrierepfade, zu lange dauernde Entscheidungsprozesse, inkonsequentes oder nicht vorhandenes Portfolio- oder Programmmanagement.

Doch wie begegnet man dieser Komplexität, den Risiken und der Vielfalt der Stakeholder einer Agilen Transition?

Auch Software-Entwicklungsteams sind ständig mit veränderlichen Anforderungen und technisch sowie fachlicher Komplexität konfrontiert. Was für diese Teams funktioniert, ist auch bei einer Unternehmenstransition das Mittel der Wahl: Scrum. Durch seine mehrfachen eingebauten Feedback-Schleifen versteht es das Scrum-Rahmenwerk, die Komplexität zu adressieren. Eine Enterprise Transition Community kann so auf die häufig erst bei der Umsetzung auftretenden Hindernisse und Ideen eingehen und in kurzen Zyklen lernen, was funktioniert und was nicht.

Eine Gemeinschaft als Taktgeber für die Veränderung

Die Veränderung hin zu Agilem Vorgehen benötigt Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen eines Unternehmens.

Eine Enterprise Transition Community (kurz: ETC) ist ein Scrum-Team, dass die Transition hin zu agilem Vorgehen in einem Unternehmen durchführt.

Dieses Team arbeitet nach Scrum, produziert aber keine Software. Es liefert Organisationsveränderung in kleinen Schritten je Sprint. Es wurde von einem der beiden Begründer von Scrum, Ken Schwaber, im Jahr 2007 bekannt gemacht (siehe The Enterprise and Scrum) und seitdem in verschiedenen Variationen neu veröffentlicht und in etlichen Unternehmen praktisch eingesetzt (siehe z.B. BMC, EWE oder Amazon).

Enterprise Transition Community

In dem hier dargestellten Prozess kommen auch die bekannten Artefakte und Rollen von Scrum zum Einsatz:

Product Owner – der Fokusgeber

Der Product Owner einer ETC trägt die Verantwortung dafür, dass das Team fokussiert an den Veränderungen mit dem höchsten Wert für das Unternehmen arbeitet. Er verwendet dazu ein Transition Backlog, welches die zu lösenden Organisationsthemen beinhaltet. In regelmäßigen Backlog Refinements werden die teils großen Organisationsveränderungsthemen (Epics) in Sprint-gerechte User Stories zerlegt.

Teammitglieder – Umsetzer und Gestalter

Die Teammitglieder sind Personen des Unternehmens, die ein Interesse an der Veränderung hin zu Agilität haben und sich einbringen möchten mit ihrer Zeit. Die Teammitglieder haben die Umsetzungsverantwortungen der organisatorischen Veränderungen. Sie sollten aus den Bereichen stammen, die maßgeblich von den Veränderungen betroffen sind und diese auch maßgeblich beeinflussen können. Am besten sie gehen die Themen selbst in der Umsetzung an. Falls es aber notwendig sein sollte, sollten sie dazu die Arbeit maximal eine Ebene delegieren, behalten aber die Verantwortung

ScrumMaster – Servant Leader und Facilitator

Der ScrumMaster einer ETC moderiert die Besprechungen, sorgt für das Prozessverständnis von Scrum und arbeitet an Lösungen von Hindernissen, die die ETC davon abhalten, hochproduktiv zu sein. Manchmal unterstützt er in Agilität unerfahrenere Teammitglieder bei der Vertiefung des Verständnisses und der Findung „agiler Lösungen“ für Organisationsthemen. Er dient dem Team und führt Kraft Anerkennung.

Die Organisation teilhaben lassen

Die Stakeholder einer Enterprise Transition Community sind oft breit gestreut im Unternehmen. Jeder betroffene Mitarbeiter und jede betroffene Führungskraft hat ein Interesse an den Ergebnissen dieses Teams. Nach einer anfänglichen Findungsphase der ETC sind sie gerne gesehene Feedbackgeber für „ETC Entwicklungsteam“ und ETC Product Owner im Review-Meeting.

Wer mehr zu dem Thema lesen möchte, empfehle ich die Szenen einer Scrum Transition (englisch), welche auch meine Abbildung inspiriert haben.

Welche Fähigkeiten braucht ein Product Owner in Scrum?

Der Product Owner ist eine der drei Rollen in Scrum. Er verantwortet den Produkterfolg. Doch welche Fähigkeiten helfen dabei, diesen zu erreichen?

Überzeugungskraft

POSpeaking

Immer weniger Menschen möchten heutzutage an fraglichen, vielleicht gar sinnlosen Projekten arbeiten. Software entwickeln als Lohn-und-Brot Job? Egal, ob das Produkt jemand später einsetzt? Das Entwicklungsteam muss an die Vision des Product Owners glauben, um motiviert zu sein.

Dazu braucht es einen überzeugenden Product Owner. Und nicht nur das Team will glauben können, auch die Kunden und Anwender des Scrum-Teams. Beide muss der Product Owner davon überzeugen, dass er die richtigen Entscheidungen trifft zum Wohl des Produkterfolgs.

Was Sie als Product Owner zur Stärkung tun können:

  • ein Produkt suchen, hinter dem Sie wirklich stehen
  • ein Rhetoriktraining besuchen, um Ihre Botschaft zu verstärken
  • Visual Facilitation erlerne, also mit Bildern und Metaphern kommunizieren
  • die Zukunft des Produkts mit guten Geschichten lebhaft ausmalen

Fachwissen über die Domäne und Durchsetzungsfähigkeit

PuzzleDer Product Owner trifft nahezu täglich Produktentscheidungen: In welcher Reihenfolge werden die Anforderungen umgesetzt, welche kommen hinzu, welche werden gestrichen? Und in welcher Ausprägung wird eine Anforderung realisiert? Diese Entscheidungen benötigen ein Fachwissen in der Domäne des Produkts und die Fähigkeit, die Entscheidungen dann auch durchsetzen zu wollen.

Was Sie als Product Owner zur Stärkung tun können:

  • Fachzeitschriften und Bücher zur Domäne lesen
  • Fachkonferenzen besuchen und Kollegen interviewen
  • Sich öfter in einem klarem „Ja“ und „Nein“ üben, auch wenn es unbequem sein sollte

Empathie für den Kunden und Anwender

FeedbackUm die richtigen Entscheidungen zu treffen, braucht es aber nicht nur Fachwissen sondern auch ein gutes Gespür für den Kunden, die Anwender und den Markt.

Gerade technischen Product Ownern fällt es oft schwer, die Nutzerbrille aufzusetzen. Was will der Anwender wirklich? Was sind seine Bedürfnisse? Warum möchte er etwas?

Was Sie als Product Owner zur Stärkung tun können:

  • In User Stories den WARUM-Teil des Satzes vom Anwender erläutern lassen
  • Ein Werkzeug wie das Vision Board verwenden, um den Anwender besser zu verstehen
  • Den (potenziellen) Anwender bei seiner täglichen Arbeit beobachten
  • Beim Formulieren von Anforderungen auf technisches Jargon verzichten

Teamfähigkeit

TeamDer Product Owner ist Teil des Scrum Teams. Und der Erfolg dieses Teams steht und fällt mit dem Zusammenspiel aller Teammitglieder. Wie gut findet man gemeinsame Lösungen für Konflikte und Probleme statt sich hinter seiner Rollenbeschreibung und Verantwortlichkeiten zu verschanzen?

Was Sie als Product Owner zur Stärkung tun können:

  • Lassen Sie sich von Ihrem Entwicklungsteam bei der Erfüllung Ihrer Rolle helfen. Auch Teammitglieder können User Stories schreiben
  • Fragen Sie Ihr Entwicklungsteam, ob Sie an der Retrospektive teilnehmen dürfen
  • Betrachten Sie sich und das Team als „alle im selben Boot“ und suchen Sie aus dieser Haltung Lösungen

Diese Beitrag wurde inspiriert durch Fragen der Teilnehmer meines gemeinsamen CSPO-Trainings mit Peter Beck.

Sieben Wege, um als ScrumMaster motiviert zu bleiben

MotivationDer ScrumMaster ist ein Veränderer in Unternehmen. Seine Aufgaben sind umfangreich und oft herausfordernd. Wie schafft man es, motiviert zu bleiben in Umfeldern, die keine täglichen Erfolgserlebnisse garantieren?

Die intrinsische Motivation aufrecht erhalten

Suchen Sie sich einen kleinen Bereich, den Sie zu großen Teilen und mit einfachen Mitteln selbst beeinflussen können und gestalten Sie diesen mit agilen Methoden. Tun Sie dies, aus Freude an der Sache selbst ohne einen Zweck für andere damit zu verfolgen.

Praxis-Tipp: Gestalten Sie z.B. Ihre eigene Arbeit und genießen Sie die positiven Effekte einfach für sich selbst. Ich mache das zum Beispiel fast täglich mit der Pomodoro – Technik, eine Art von Timeboxing, um beim Arbeiten in einem guten Fluss zu bleiben.

Inspirierende Themen anschauen

Es gibt weltweit viele agile Konferenzen die teilweise mitgeschnitten werden. Spannende Perspektiven auf aktuelle Themen und Erfahrungsberichte helfen dabei, Dinge in neuem Licht zu sehen und Inspiration wiederzuerlangen.

Praxis-Tipp: Schauen Sie sich eine Keynote auf Youtube an oder stöbern Sie in den inspirierenden Videos von TED.

Sich nicht herunterziehen lassen

Wenn man auf inspirierende Menschen trifft, neigen wir dazu, uns selbst als weniger brilliant, erfahren oder intelligent anzusehen. Dieser Vergleich bringt einen nicht weiter. Genießen Sie die Einzigartigkeit Ihrer Erfahrungen und Ihres Lebens. Niemand wird je das Erleben, was Sie erleben. Diese exakte Kombination Ihrer Fähigkeiten und Denkweisen gibt es nur einmal – in Ihnen.

Praxis-Tipp: Denken Sie einige Minuten in Ruhe darüber nach, was Sie in Ihrem Leben bereits alles erfahren haben und klopfen Sie sich selbst einmal auf die Schulter mit dem Gedanken: „Wow, das war eine Menge und das Meiste habe ich tatsächlich wirklich gut hinbekommen!“.

CommunityActiveSich in die Community begeben

In Deutschland gibt es wie in vielen anderen Ländern auch sehr aktive Gemeinschaften von Menschen, die ähnliche Erfahrungen und Ziele wie Sie haben. Oft stellt man im Austausch mit Anderen fest, dass man mit seiner Herausforderung nicht alleine ist und erhält neue Ideen, die einen voranbringen.

Praxis-Tipp: Besuchen Sie doch einmal Ihre lokale Usergroup. Falls Sie im Rhein-Neckar Gebiet wohnen können Sie gerne zum Agile Monday Rhein-Neckar vorbeischauen. Die Veranstaltungen eigentlich aller Communities sind kostenfrei und ein guter Ort, um neue Kontakte zu knüpfen.

Das Energieniveau im Blick haben

Abhängig von vielen verschiedenen Faktoren variiert unsere Energie. Nehmen Sie sich Zeit, auf diese Impulse zu hören und das zu tun, was ihre Batterien wieder auflädt, wenn Sie wenig Energie haben.

Praxis-Tipp: Für viele Menschen ist Natur erholsam – können Sie eine Besprechung draußen bei einer Runde um das Gebäude abhalten?

Einen Schritt zurückgehen, um voranzukommen

Um zu wachsen, begeben wir uns oft an den Rand der Komfortzone. Das ist gut, um sich zu entwickeln, kann aber auf Dauer auch recht anstrengend sein. Sich für eine Weile dorthin zu bewegen, wo wir meisterlich gut sind, macht Spaß und erholt.

Praxis-Tipp: Suchen Sie sich ein Meeting, dass Sie besonders gerne moderieren und gestalten Sie es so, dass es Ihnen besonders viel Freude macht und leicht von der Hand geht. Das bringt Sie in einen guten Fluss und andere merken Ihren Elan.

Nicht alles auf einmal ändern

Viele ScrumMaster und Coaches, die ich kennengelernt habe, sind sehr wissbegierige Menschen die leidenschaftlich gerne Neues lernen. Die Balance zu finden zwischen Zeiten der Veränderung und Zeiten der Beständigkeit ist da nicht immer leicht.

Praxis-Tipp: Limitieren Sie Ihre gleichzeitigen Lernthemen mit einem sortierten Backlog und erlauben Sie sich ausreichend Zeit, das Neue in Ihre Arbeit zu integrieren, bevor Sie an das nächste Thema herantreten.

Dieser Blogpost wurde inspiriert durch Roman, der als Musiker und Komponist arbeitet.

Was keine Handtasche mit sinkender Produktivität zu tun hat

Impediment Management in AktionMein Team lag in den letzten Zügen – das Sprintende war nur noch wenige Stunden entfernt, die letzte User Story noch nicht vom Product Owner abgenommen. Konzentrierte Stille im Teamraum mischte sich mit wachsender Anspannung. Während der internen Abnahme kam er dann, der Fehler in letzter Minute. Entwicklerin Natalie und unser Product Owner saßen vor dem PC und hatten den Testfall entdeckt, der den Prozess zum Abbruch bringt. Das Review Meeting mit eingeladenen Kunden und Anwendern in nur 3 Stunden brachte besorgte Gesichter. Wir wollen ihn schaffen, diesen Sprint!

Natalie war innerlich zerrißen. Bei der Fahrradtour vor einer Woche war eine Flasche Rotwein über die Handtasche einer Freundin gelaufen. Und diese Freundin hatte nun morgen Geburtstag. Eigentlich müsste Natalie jetzt in die Stadt und der Freundin die Longchamp-Tasche besorgen, um das wieder gutzumachen. Und eigentlich müsste sie auch an der Story weitermachen, um das Team jetzt nicht hängen zu lassen.

Unser Product Owner stellte schelmisch grinsend fest:

„Das ist doch ein Impediment, oder?“

Mit dem geliehenen Audi meines Product Owners und einem befreundeten Coach auf dem Beifahrersitz fuhren wir in die Innenstadt – zwei ScrumMaster gehen eine Handtasche besorgen – absurd?! Ist das noch die Rolle des ScrumMasters? Oder das Gegenteil davon? Eine Karrikatur der Produktivitätssteigerung? Geht das nicht zu weit? Der ScrumMaster als Kerl für alles?

Während ich darüber laut nachdachte, stellte mein Beifahrer die entscheidende Frage: „Macht es Dir Spaß?“ Ich lachte: „Total!“

Wir ScrumMaster sind für die Produktivitätssteigerung von Teams verantwortlich. Die Frage die ich mir stellte, gehört zu den klassischen Fragen dieser Rolle:

„Was kann ich jetzt gerade und langfristig tun, um mein Team optimal zu unterstützen?“

Manchmal ist es die Suche der richtiImpediment gelöstgen Ansprechpartner, das Herausheben der agilen Perspektive oder die Moderation von Teamworkshops.

Manchmal sind es schwerfällige Prozesse in der Organisation, gegenläufige Interessen verschiedener Gruppen oder mangelnde Kommunikation.

Und manchmal ist es der Einkauf einer Handtasche.

Das Team hat den Sprint übrigens erfolgreich abgeschlossen.

User Stories einfach teilen – mit dem User Story Splitting Flowchart für Product Owner

Es ist eine Kunst, mit Anforderungen in IT-Projekten gut umzugehen. Denn agile Teams benötigen für ihre Arbeit klein geschnittene und gut definierte Features, damit sie diese in einem kurzer Zeitraum (wie z.B. einem Sprint) bearbeiten können.

Doch die Anwender moderner Anwendungen sind umfangreiche Features und Funktionen gewohnt, die eigentlich nicht in so kurzer Zeit wie einem Zwei- oder Vierwochenfenster umsetzbar sind.

Als Produktverantwortlicher (die Scrum’ler nennen sie Product Owner) könnte ich mir also die Frage stellen:

  • Wie schneide ich eine Anforderung richtig, damit mein agiles Team optimal damit arbeiten kann?
  • Wie zerlege ich große Features in kleinere, die unabhängig voneinander geplant und umgesetzt werden können?
  • Wie komme ich weg von der „alles ist Prio 1“ Sichtweise hin zu differenzierteren Betrachtungen und damit mehr Handlungsoptionen im konkreten Projekt?

Es gibt ein gutes Hilfsmittel, um diese Fragen zu beantworten, welches ich gerne im Agile Coaching einsetze: Richard Lawrence hat ein tolles Flowchart „Userstories aufteilen“ entwickelt, welches ich nun ins Deutsche übersetzt habe.

Please wait while flipbook is loading. For more related info, FAQs and issues please refer to DearFlip WordPress Flipbook Plugin Help documentation.

Die Datei enthält den grundlegenden Workflow, wie man Stories zerlegt und beinhaltet die beliebtesten Muster dazu in einer übersichtlichen Darstellung. Hintergrundinformationen zu den einzelnen Pattern bietet Lawrence dazu auch nochmal in seinem Blog an.

Sie können es kostenfrei hier herunterladen (PDF-Format), um damit in Zukunft leichter User Stories zu zerteilen und Ihre Teams optimal zu unterstützen. Viel Erfolg beim Einsatz!

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Kennt ihr das? Krakelige Handschrift, krumme Linien und irgendwie anders gemachte als gewollte Überschriften? So sahen meine Whiteboards öfter aus. Das ist jetzt anders.

Als Agile Coach arbeite ich sehr gerne und häufig in Gruppen: Entweder in Entwicklerteams oder mit Führungskräften wie Product Ownern, ScrumMastern und Managern in einem Transitionsteam.

Dabei sehe ich eine wichtige Aufgabe darin, die Gruppenarbeit effizient zu gestalten. Zu einem Meeting gehört ein Ziel, eine ausgearbeitete Agenda und ein passender Zeitrahmen. Wie kann der Moderator die Gruppe darüberhinaus unterstützen?

Ein Teil seiner Aufgabe ist das Festhalten von Gruppenergebnissen. Ein kurzes Fotoprotokoll von Whiteboards, Flipcharts und mehr ist meine übliche Vorgehensweise. Irgendwie war ich in der Rückschau mit der optischen Qualität der Ergebnisse nicht richtig zufrieden.

Es darf ein wenig mehr sein.

Deswegen habe ich mir Mitte des Jahres einen Tag gegönnt, um Neues über Flipchart- und Whiteboard – Illustration zu lernen. Es ist verblüffend, was alles möglich ist, wenn man sich auf ein Thema konzentriert und einen guten Mentor hat. Von Werkzeugen, über Kniffe und ästhetische Gestaltungsregeln waren schöne Impulse dabei.

Alleine die Beschäftigung mit seinen Arbeitsmitteln ist eine Sache, die man doch selten macht in Bezug auf Marker, Stifte, Papier und Hilfsmittel. Warum haben Stifte eigentlich dicke und dünne Seiten, wenn sie keine Rundspitze haben? Was kann man damit machen? Für Techniker wie mich auf jeden Fall eine ungewohnte Materie.

Die letzten Monate habe ich gebraucht, um das neu gelernte zu verinnerlichen und gut anwenden zu können, in der Hoffnung, den Menschen, mit denen ich arbeite, oft eine treffende Visualisierung anbieten zu können, die dabei hilft, zu verstehen, was ich kommunizieren möchte.

Das bisherige Kundenfeedback war positiv, was mich sehr freut. Zu meinem Scrum-Prozessschaubildern und Trainingsinhalten gibt’s also nun eine hübsche Garnitur. Denn das Auge isst ja bekanntlich mit.

Walk my talk

Was erwartest Du von einem Berater? Er soll Erfahrung haben in dem Thema, dass für Dich wichtig ist und wenn er diese nicht hat, die Fähigkeit verwenden, sein vorhandenes Wissen in kurzer Zeit mit für Dich relevanten Informationen zu verknüpfen, um Dich dann auf Deinem Weg sinnvoll zu begleiten.

Schön ist es, wenn er auch das selber tut, was er anderen als Lösungsvorschlag anbietet. Wie sagen das die Amerikaner so schön? „Walk your talk.“ Das zeigt Überzeugung, denn wenn man den gleichen Maßstab an sich selbst anlegt und die selben mehr oder weniger abenteuerlich-innovative Ideen lebt, lernt man noch mehr darüber und ist ein Vorbild für andere.

Als Scrum Coach ist es mir wichtig, meinen Kunden gegenüber die Transparenz vorzuleben, die er in seinen Teams erwarten darf. Wie geht das? Ein leichtgewichtiger agiler Prozess zur Selbstorganisation bietet sich an: Es gibt ein Coaching Backlog, gemeinsame Reviews und Retrospektiven über den Arbeitsprozess und natürlich ein Taskboard, an dem ich meine eigene Arbeit organisiere. Jeder ist eingeladen, in meinem Büro vorbeizuschauen und sich sein Bild zu machen, mich anzusprechen bei Fragen. So versuche ich das umzusetzen, was ich anderen empfehle. Ein Schrank und die von uns agilen Menschen so oft verwendeten „Stickies“ sind ausreichend hierfür.

Transparenz ist ein wichtiger Grundstein für Vertrauen und davon darf unsere Arbeitswelt gerne noch mehr erleben – in Kollegen, Vorgesetzte und auch Externe.

Und wie siehst Du das Thema Transparenz?