Spaß mit Scrum: In the Retro – Singalong

(c) CC-BY Kevin DooleyWas passiert wohl, wenn drei Agile Coaches mit blühender Phantasie und einer Gitarre auf einem Retrospective Facilitator Gathering zusammenkommen?

Natürlich: Sie schreiben ein Lied! Dieses nicht ganz ernst gemeinte Lied war denn dann auch der musikalische Abschluß des Retrospective Facilitator Gathering 2012. Gut 30 Teilnehmer stimmten zur Melodie von Elvis‘ In the Ghetto an:

As the team comes late
at a cold grey sprint day morning
when the ScrumMaster tries to facilitate
in the retro

And the PO cries
cause the Burndown chart just went straight
he expected more story points been made
in the retro

Refrain:

Team don’t you understand
The product is in your hand
it will not grow without your work each day

Take a look at PO and me
are you to blind to see
Do reflect and learn from the last delay

(Repeat)

Fällt Ihnen noch eine gute Strophe ein? Schreiben Sie diese doch als Kommentar unter diesen Eintrag! Und falls Sie direkt weiter singen möchten, schauen Sie sich doch mal das Happy ScrumMaster Musical mit dem Ohrwurm „I can release it now“ an.

CC-BY-SA: Andreas Schliep, Martin Heider, Kai Simons ;o)

Play4Agile 2014 – Inspiration im Open Space

Wenn über 80 Menschen mit der Vision einer neuen und anderen Arbeitswelt für vier Tage zusammentreffen, um spielerisches Lernen und Agile Methoden wie Scrum und IT-Kanban zusammenzubringen, dann wird es spannend.

Die zum vierten Mal in Folge stattfindende Play4Agile-Konferenz war wie jedes Jahr ein so genannter Open Space. Dieses auch als Unkonferenz bezeichnete Format erlaubt es, dass die Teilnehmer die Agenda der Konferenz selber vor Ort erstellen. Bei Gästen aus den Niederlanden, Kanada, Finnland, Schweden und Argentinien war dabei eine Menge kultureller Vielfalt mit an Bord.

Zusammen mit Armin Schubert hatte ich die Ehre, den Open Space in diesem Jahr eröffnen zu dürfen. Wichtig war mir dabei, zum einen nah an der ursprünglichen Open Space Moderation vom Begründer der Methode Harrison Owen zu bleiben und zum anderen auch alle Erst-Teilnehmer zu ermutigen, sich voll einzubringen. Dank meiner Mentoren Thorsten und Martin sowie der Kraft des Open Spaces gelang das wunderbar und ein florierender Ideenmarkt begann.

Während der vier Tage gab es eine Vielzahl spannender Beiträge und Diskussionen:

  • Wie vermittelt man Lean und Agile mit Lernsimulationen?
  • Was erzeugt Kulturen, die Fehler als Lernchancen nutzen?
  • Welche Rollenspiele helfen dabei, die neuen Arbeitsprinzipien selbst zu erleben?
  • Was schafft bessere Zusammenarbeit und hilft, Konflikte zu klären in unseren Teams?

Neben den inhaltlichen Themen ist diese Konferenz auch ein Ort, um Inspirationen und Energie zu sammeln – Energie, die wir Coaches dann an die Arbeitswelt weitergeben, damit Angestellte und Führungskräfte mit Freude eine Umgebung erschaffen können, in der Arbeit und Leidenschaft zueinander gehören.

Manch einer würde sagen, die Arbeit geht dann fast spielerisch von der Hand…

Neue Räume öffnen – Mit Open Space in agilen Transitionen

Wir sind häufig in Besprechungen. Oft mehrmals täglich. Unsere Kollegen laden uns ein, an wichtigen Themen zu arbeiten. Oder wir sie. Der Einladende entwirft eine Agenda, definiert ein Thema, stellt ein Problem zur Diskussion, möchte ein Ziel erreichen in einer vorgegebenen Zeit. Manchmal sind diese Besprechungen wirklich wichtig, oft nur teilweise informativ, manchmal versucht man aus Höflichkeit nicht zu laut zu gähnen oder gleich ganz zu entschlafen.

Ein Open Space ThemenplakatDas muss doch anders gehen. Wie wäre es, wenn wir das grundlegende Prinzip unserer Besprechungen umdrehen würden? Was passiert, wenn wir nur einen minimalen strukturellen Rahmen vorgeben und freiwillige Teilnehmer einladen, über ihre Lieblingsthemen zu reden? Wie wäre es, wenn man dabei nicht nur gehen könnte, wenn einen die Langeweile ergreift sondern sogar selbstverständlich geht, wenn man woanders mehr Beitragen kann? Und es sich dabei noch wie die längste Kaffeepause der Welt anfühlt?

Genau das ist ein so genannter Open Space:

Unter einem Open Space versteht man ein erprobtes Konferenzformat des selbstorganisierten Austausches, um in wichtigen Themen neue Ideen und Lösungen zu finden.

Seit 1985 gab es weltweit über 60.000 dieser Zusammenkünfte von manchmal nur 6 bis weit über 2.000 Personen. In allen möglichen Branchen wurden so neue Räume geöffnet für Lösungen und Innovationen.

In Deutschland trifft sich die agile Szene ebenfalls gerne auf diese Art und Weise. Denn es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen agilem Arbeiten und einem Open Space:

Ein Facilitator erleichtert Selbstorganisation: Wie ein Agile Coach ist ein Open Space Facilitator jemand, der den Prozess sehr gut kennt und bei den Inhalten den Teilnehmern vertraut. Er unterstützt durch laterale Führung die Selbstorganisation aller, um gemeinsam bemerkenswerte Ergebnisse zu erreichen.

Open space in progress - afternoon at the Social Media Learning Lab (c) CC-BY Tatiana12Und jeder gestaltet dieses Ergebnis mit. Denn ein Open Space lebt von dem, was die Teilnehmer mitbringen sowie eine Scrum Einführung von den Zielen und Wünschen der Teammitglieder und Organisation abhängt. Ohne Leidenschaft und Verantwortungsübernahme wird agiles Arbeiten schnell fade und langweilig, jede Besprechung zur Einschlafhilfe.

Informationen sichtbar machen, um zu entscheiden: In einem Open Space visualisieren wir die Themen des Tages an einem Anschlagbrett, ganz ähnlich wie ein Taskboard eines agilen Teams. So sieht jeder alle Informationen und kann die richtigen Entscheidungen treffen.

Open Space groups, engagement (C) CC-BY Tatiana12Wir dürfen Freiwilligkeit voraussetzen. Wer bei einem Open Space teilnimmt, ist nur da, weil er es möchte. Auch zu einer neuen Arbeitsweise wie Scrum kann man niemanden zwingen, das wäre ein Anti-Pattern.

Die Intelligenz der Gruppe nutzen: Wenn viele kluge Köpfe zusammenkommen, sind Lösungen komplexer Probleme leichter. Verschiedene Perspektiven der Intelligenz der Gruppe nutzt Scrum in seinen Besprechungen und Schätzverfahren. Im Open Space nutzen wir dieses Potential voll aus.

Fazit: Agile Transformationen und Open Spaces passen von ihrer Grundhaltung hervorrgangend zusammen, was auch die oben aufgezeigten Parallelen unterstreichen. Nutzen Sie die Kraft des Open Space in Ihrem Weg zum agilen Unternehmen.

Dan Mezick, der diese Idee beim Scrum Gathering Paris darstellte, zeugt auch von positiven Erfahrungen beim Einsatz von Open Space in agilen Transitionen und bemerkenswerten Ergebnissen.

Wann hatten Sie das letzte Mal ausgiebig Zeit, mit allen Ihren Kollegen zusammenzukommen, um intensiv die Themen zu besprechen, die Ihnen am Herzen liegen? Wenn das schon eine Weile her ist, dann probieren Sie doch einmal einen Open Space bei Ihnen aus! Und wenn Sie in einer agilen Transition sind, dann erst recht.

Facilitate it – Open Space noch besser

Am Wochenende fand in Karlsruhe die .NET Open Space Süd Unkonferenz statt. Nachdem es schon zahlreiche Feedbackbeiträge dazu gibt, werde ich nur einen konkreten Aspekt der Veranstaltung hier aufgreifen, der mir besonders am Herzen liegt.

Während der Session-Themenvorstellungen beschlich mich das Gefühl, dass es einige Hosts gab, die sich eher als Vortragende denn als Ausrichter einer Session sehen und auch mir selbst war kurze Zeit nicht klar, welchen Charakter die von mir angebotene Session haben soll. Zugegebener Maßen ist das Phänomen des Frontal-Vortragenden nicht immer verhinderbar und Wissensgefälle sind ja auch erwünscht.

Die Frage die ich mir stelle, ist jedoch, wie man eine Session so gestalten kann, dass sie trotz eines solchen Gefälles andere miteinbindet und dort abholt, wo sie im Moment stehen. Ein Zitat, welches mich seit längerem begleitet ist „Seek first to understand, then to be understood.

Möchte ich also einer Gruppe ein Thema näher bringen, ist es für mich wichtig zu erkennen, wo die Gruppe steht, damit ich sie verstehen kann. In letzter Zeit habe ich einige Moderations- und Gruppenarbeitsseminare besucht und nun einen Werkzeugkoffer, der den Sessionowner weiterbringen kann: Methoden zur Einbindung von Teilnehmern, Kommunikationswerkzeuge und Umgang mit Material.

In der von mir angebotenen Session „Architektur in agilen Projekten“ konnten Teilnehmer eine Version solch einer moderierten Gruppenarbeit kennenlernen und das positive Feedback bestärkt mich, solche Versuche in Zukunft wieder durchzuführen. Meine eigene Haltung war eher die des Fragenstellers, der für die Gruppe Notizen macht (manche nennen es Visual Facilitation). Während der Session konnte ich feststellen, dass immer dann, wenn Diskussionen stagnierten, die Blicke zum Flipchart gingen und dann wieder dort angeknüpft werden konnte, wo der Austausch vorher begonnen hatte, was für einen guten Fluß während der Session sorgte.

Ich hoffe, einige dieser Techniken pragmatisch beim nächsten Open Space  an Hosts in einer eigenen Session weitergeben zu können, um die Ergebnisse der Gruppenarbeiten weiter zu verbessern.

Auch das Erwartungsmanagement halte ich für wichtig: Ein Sessionhost sollte klar signalisieren, welchen Austausch er sich wünscht, ob er wissen hat oder sich eher als Fragesteller sieht. Ein Open Space lässt durchaus zu, sich mit einer Gruppe zusammenzufinden, wenn man selber keine Ahnung von einem Thema hat.

Ich bin davon überzeugt, dass ein Open Space genauso von einem Prozesswächter profitiert, wie der Scrum-Prozess von einem ScrumMaster. Vorbildlich hingen die Regeln eines Open Space am Wochenende überall im Gebäude. Die Ermutigung dazu, diese auch zu befolgen, hätte manch einem vielleicht ein noch besseres Erlebnis beschert. Für die einen ist es ein alter Hut, für die anderen ist das Format einfach neu gewesen und die kurze Erläuterung der Regeln hilft dem Spirit einer solchen Veranstaltung.

Bis zum nächsten Open Space in Karlsruhe möchte ich mich mit Menschen austauschen, die Open Spaces als Facilitator oder Moderator begleitet haben, um beim nächsten NOS  dieses Wissen miteinbringen zu können. Wenn jemand hier weitere Erfahrungen gesammelt hatte, freue ich mich über einen Kommentar / Tweet.

Bitte versteht meine Anmerkungen als konstruktive Kritik im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung. Mir hat der Open Space sehr gut gefallen und ich freue mich, auf das nächste Jahr.

Und eines wünsche ich mir noch: Flipcharts und ein bis zwei Moderationskoffer, das Handwerkszeug für Gruppen. Bleibt nur noch die Frage: Welche Firma spendet einen?