Neue Räume öffnen – Mit Open Space in agilen Transitionen

Wir sind häufig in Besprechungen. Oft mehrmals täglich. Unsere Kollegen laden uns ein, an wichtigen Themen zu arbeiten. Oder wir sie. Der Einladende entwirft eine Agenda, definiert ein Thema, stellt ein Problem zur Diskussion, möchte ein Ziel erreichen in einer vorgegebenen Zeit. Manchmal sind diese Besprechungen wirklich wichtig, oft nur teilweise informativ, manchmal versucht man aus Höflichkeit nicht zu laut zu gähnen oder gleich ganz zu entschlafen.

Das muss doch anders gehen. Wie wäre es, wenn wir das grundlegende Prinzip unserer Besprechungen umdrehen würden? Was passiert, wenn wir nur einen minimalen strukturellen Rahmen vorgeben und freiwillige Teilnehmer einladen, über ihre Lieblingsthemen zu reden? Wie wäre es, wenn man dabei nicht nur gehen könnte, wenn einen die Langeweile ergreift sondern sogar selbstverständlich geht, wenn man woanders mehr Beitragen kann? Und es sich dabei noch wie die längste Kaffeepause der Welt anfühlt?

Genau das ist ein so genannter Open Space:

Unter einem Open Space versteht man ein erprobtes Konferenzformat des selbstorganisierten Austausches, um in wichtigen Themen neue Ideen und Lösungen zu finden.

Seit 1985 gab es weltweit über 60.000 dieser Zusammenkünfte von manchmal nur 6 bis weit über 2.000 Personen. In allen möglichen Branchen wurden so neue Räume geöffnet für Lösungen und Innovationen.

In Deutschland trifft sich die agile Szene ebenfalls gerne auf diese Art und Weise. Denn es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen agilem Arbeiten und einem Open Space:

Ein Facilitator erleichtert Selbstorganisation: Wie ein Agile Coach ist ein Open Space Facilitator jemand, der den Prozess sehr gut kennt und bei den Inhalten den Teilnehmern vertraut. Er unterstützt durch laterale Führung die Selbstorganisation aller, um gemeinsam bemerkenswerte Ergebnisse zu erreichen.

Und jeder gestaltet dieses Ergebnis mit. Denn ein Open Space lebt von dem, was die Teilnehmer mitbringen sowie eine Scrum Einführung von den Zielen und Wünschen der Teammitglieder und Organisation abhängt. Ohne Leidenschaft und Verantwortungsübernahme wird agiles Arbeiten schnell fade und langweilig, jede Besprechung zur Einschlafhilfe.

Informationen sichtbar machen, um zu entscheiden: In einem Open Space visualisieren wir die Themen des Tages an einem Anschlagbrett, ganz ähnlich wie ein Taskboard eines agilen Teams. So sieht jeder alle Informationen und kann die richtigen Entscheidungen treffen.

Wir dürfen Freiwilligkeit voraussetzen. Wer bei einem Open Space teilnimmt, ist nur da, weil er es möchte. Auch zu einer neuen Arbeitsweise wie Scrum kann man niemanden zwingen, das wäre ein Anti-Pattern.

Die Intelligenz der Gruppe nutzen: Wenn viele kluge Köpfe zusammenkommen, sind Lösungen komplexer Probleme leichter. Verschiedene Perspektiven der Intelligenz der Gruppe nutzt Scrum in seinen Besprechungen und Schätzverfahren. Im Open Space nutzen wir dieses Potential voll aus.

Fazit: Agile Transformationen und Open Spaces passen von ihrer Grundhaltung hervorrgangend zusammen, was auch die oben aufgezeigten Parallelen unterstreichen. Nutzen Sie die Kraft des Open Space in Ihrem Weg zum agilen Unternehmen.

Dan Mezick, der diese Idee beim Scrum Gathering Paris darstellte, zeugt auch von positiven Erfahrungen beim Einsatz von Open Space in agilen Transitionen und bemerkenswerten Ergebnissen.

Wann hatten Sie das letzte Mal ausgiebig Zeit, mit allen Ihren Kollegen zusammenzukommen, um intensiv die Themen zu besprechen, die Ihnen am Herzen liegen? Wenn das schon eine Weile her ist, dann probieren Sie doch einmal einen Open Space bei Ihnen aus! Und wenn Sie in einer agilen Transition sind, dann erst recht.