4 Wege, wie du bessere Retrospektiven-Maßnahmen erschaffst

Kai

Aus jeder Retrospektive sollen Maßnahmen rauskommen. Stimmt das eigentlich? Und wenn das so ist, wie viel Zeit nehme ich mir wohl am besten? Und wie drehe ich die Dinger durch die Mangel, damit auch was brauchbares rauskommt? Darum geht es in dieser Folge. Viel Spaß beim Anhören.

Sprecher

Herzlich Willkommen zum Agile Growth Podcast, dem Podcast für alle Agile Interessierten mit hilfreichen Ideen und erprobten Werkzeugen, die dich weiterbringen. Von und mit den Two Agilists.

Kai

Herzlich willkommen zum Agile Growth Podcast, hier sind Jasmine und Kai und wir freuen uns, dass du wieder eingeschaltet hast, denn wir helfen Menschen dabei, die Versprechen agiler Vorgehensweise in der Praxis einzulösen, ohne IT Wissen vorauszusetzen. Das weißt du vielleicht schon, wenn uns ein bisschen länger hörst, wenn nicht. Herzlich willkommen. Schön, dass du einschaltet. Denn heute geht es darum, wie man sich darum kümmern kann, dass die Maßnahmen, die aus der Retrospektive rauskommen, auch irgendwie funktionieren und wie man sie gestalten kann.

Jasmine

In einer der vorherigen Folgen haben wir darüber geredet, warum dein Team, warum ein Team vielleicht Widerstände hat, an so einer Retro überhaupt teilzunehmen. Warum Teams demotiviert sind, an Retros teilzunehmen. Und einer der Gründe kann sein, dass die Maßnahmen, die wir an so einer Retro beschließen, einfach nichts bringen. Und das kann natürlich viele, viele, viele Gründe haben. Wir haben jetzt einfach mal ein paar Ideen zusammengestellt, wie man in diesem vierten Schritt Maßnahmen beschließen, bessere Maßnahmen herauskristallisiert. Und die erste Idee ist der Grundbaustein von Scrum, nämlich empirisches Vorgehen und empirisches Vorgehen bedeutet, dass ich mithilfe von Daten aus der Vergangenheit Experimente für die Zukunft generiere. Und was mir ganz, ganz oft begegnet, wenn ich Retrospektiven beobachte, ist, dass Teams sowas hinschreiben wie Wir müssen mehr kommunizieren als Maßnahme. Oder mehr miteinander sprechen. Wenn ich das jetzt meinem Uni-Professor hingehalten hätte als Experiment. Ja Experiment ist mehr miteinander sprechen. Dann hätte der ganz viele Fragen gehabt. Aber vor allem auch: Was ist denn das Ergebnis von miteinander sprechen? Was soll denn da rauskommen?

Jasmine

Was ist denn eure Hypothese? Und da siehst du vielleicht schon, wie so eine Maßnahme formuliert sein könnte oder in welche Richtung das geht. Also der vierte Schritt wird ganz oft so als, ah ja jetzt haben wir ganz viel gelabert und wir haben auch alle gerafft, worum es geht. Jetzt schreiben wir noch irgendeine Maßnahme auf weil müssen wir tun? Gehandhabt. Aber dann wird es auch ganz schön demotivierend, weil. Mehr miteinander sprechen wird halt niemand machen.

Kai

So, jetzt kommt aber dann doch öfter mal so was raus wie Wir müssen mehr miteinander reden, was mache ich denn dann?

Jasmine

Und da hilft mir ein Grundsatz, den ich in meiner Coaching Ausbildung gelernt habe, nämlich lass dich von deiner Neugier leiten. Also da wirklich die Fragen eben zu fragen, nicht zu akzeptieren, mehr miteinander sprechen, sondern zu fragen wer spricht mehr miteinander? Wie sprechen wir miteinander? Warum wollt ihr das überhaupt tun? Was ist die Hypothese dahinter? Was ist das Ziel dahinter? Und dass wir das genau so formulieren. Das heißt, wir erwarten durch mehr Kommunikation in zwei Wochen das und das Ergebnis. Daran würden wir das sehen. Das ist auch eingetroffen ist und das müsste irgendwas sein, was man auch wirklich beobachten kann.

Kai

Also irgendwie Akzeptanz Kriterien, die man dazu packt, wo dann steht und dann ist das auch erfolgreich gewesen.

Jasmine

Und dann dieses mehr miteinander sprechen, auch spezifizieren. Und das, das kann unglaublich viel sein. Es kann sein, dass wir unsere Dailies verbessern und da mehr miteinander sprechen. Oder dass wir in den Dailies 5 Minuten noch bestimmen, wer heute mit wem sich austauschen muss. Oder dass wir von eins bis drei Uhr nachmittags Meeting freie Zeit haben, weil das generell Austausch Zeit zwischen dem Team ist und gucken, ob das uns hilft, dass wenn wir darüber reden, wer von 1 bis 3 denn dann miteinander kommunizieren muss, damit wir vorankommen. Unser Sprint-Ziel besser zu erreichen. Wenn das zum Beispiel das ist, wo wir sagen, daran würden wir das sehen, wir haben dann das Sprintziel erreicht oder oder oder oder. Also dieses mehr miteinander sprechen sehr spezifisch machen, was heißt, dass mehr miteinander sprechen.

Kai

Manch einer kennt ja auch Smart Goals spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert. Da gibt es auch verschiedene Varianten, wie man die Buchstaben übersetzt. Aber das darf das schon auch sein an der Stelle. Wobei terminiert ist da meistens klar im Scrum Rahmenwerk dann bis zum nächsten Retro. Muss dann irgendwie auch umgesetzt sein. Also wie kannst du da mehr rein drillen und nicht nur so einen wabbeligen Blörp da stehen haben als eine Maßnahme.

Jasmine

Das ist so die erste Idee, wie du deine Maßnahmen einfach schärfer machen kannst, so dass sie auch umsetzbar werden und so, dass dein Team grundsätzlich auch mitmachen kann. Weil wenn du da so was generisches hast, wie mehr miteinander sprechen, dann ist das ja schön, weil dann kann Jasmine mehr mit Kai sprechen. Aber mich selber geht es ja nichts an oder wie auch immer das interpretiert wird. Das heißt, es muss auch für jeden einzelnen relevant sein. Eine zweite Idee, die wir haben, wie man Maßnahmen besser machen kann, kommt aus Gewohnheits-Forschung raus und nämlich wenden wir sehr gerne Dinge an, die uns helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren und machen das auch für Teams jetzt aus der Gewohnheitsforschung, wissen wir, wenn wir riesen Schritte gehen wollen, dann sollten wir mit kleinen Schritten anfangen. Das heißt, wenn ich mir eine Routine etablieren möchte, wo ich jeden Tag eine halbe Stunde meditiere, dann sollte ich mit einem kleinen Schritt anfangen, damit ich das überhaupt in mein Leben integriere.

Kai

Zwei achtsame Atemzüge am Tag reicht vollkommen. Und dann habe ich die Grundidee schon mal da, nämlich, dass ich täglich Wert darauf lege, überhaupt mal einen achtsamen Moment zu haben. Ob das dann dazu führt, dass ich dann nachher 30 Minuten da sitz. Kann sein, muss nicht sein. Aber es ist zumindest mal ein Schritt in die Richtung jeden Tag.

Jasmine

Und es ist auch ein messbarer Schritt in eine Richtung, den ich jeden Tag tue. Und da hilft es in diesem vierten Schritt, wenn ich dieses Beispiel habe, von mehr kommunizieren. Auch da eine Gewohnheit draus zu machen und zu gucken ok, wenn wir haben mehr kommunizieren, was wäre denn etwas Kleines, was wir am Tag tun können? Zum Beispiel wenn es bei mehr kommunizieren darum geht. Wir wollen auch wieder näher zusammenwachsen, weil zum Beispiel die digitale Zeit uns auseinandergerissen hat. Jeder ruft irgendjemand. Einmal am Tag an. Dann habe ich es messbar. Das ist das eine. Jetzt, wenn ich mir eine neue Gewohnheit aneignen möchte, dann hilft es, wenn ich diese Gewohnheit. An eine andere Gewohnheit, einen Ort oder eine Zeit ran pappe. Das heißt mein Beispiel von jeder ruft jemand anderes einmal am Tag an. Das ist fein für das Gros. Aber jedes Individuum kann sich dann selber noch überlegen. Möchte ich das an eine andere Gewohnheit, die bereits etabliert ist, dran machen? Zum Beispiel Ich mache das immer nach dem Daily, nach dem Daily frage ich Kai Hättest du nach dem Delhi noch kurz Zeit für mich?

Jasmine

Ich würde ganz, ganz gerne noch kurz mit dir schnacken. Dann kann Kai ja oder nein sagen. Aber dann habe ich das schon terminiert. Also das wäre Habit Stacking. Ich tappe meine meine neue Gewohnheit an eine andere Gewohnheit ran. Oder wenn wir zum Meditieren kommen, jedes Mal nach dem Zähneputzen morgens setze ich mich eine Minute auf mein Meditations Kissen, dann habe ich das schon gemacht oder ich kann es an einen Ort binden. Das ist natürlich jetzt im Homeoffice eher schwierig, es an einen Ort zu binden. Aber sagen wir mal, wir sind wieder im Büro. Das heißt jeden Morgen, wenn ich ins Büro rein laufe, also wenn ich zur Tür bin, überlege ich mich, mit wem ich mich heute unterhalte und gehe direkt an diesen an, an den Tisch. Dann habe ich sogar an Ort und Zeit gebunden. Das wären die zwei Dinge, wo ich es noch ranmachen kann an einen Ort oder Zeit. Also ich kann auch sagen, jeden Mittag, wenn ich vom Essen zurückkomme, rufe ich jemand an. Und dann habe ich meine neue Gewohnheit etabliert.

Jasmine

Das heißt, es hilft uns, wenn wir da eine Routine reinbringen, entweder an einen andere Gewohnheit ran pappen, an einen Ort gebunden sein. Das kann zum Beispiel auch sein, wenn ich zurückkomme vom Kindergarten, von meiner Tochter. Oder an eine Zeit.

Kai

Deswegen ist ja auch eine ich noch dann so eine schöne Sache bei einem agilen Team, denn da haben die zum Beispiel regelmäßig wenn ein Backlog Item, mit dem fertig wird, kann man direkt neue Gewohnheit dran stacken, weil da ist ja eh schon die Gewohnheit, dass ich da ein paar Schritte mache. Da kann ich auch noch ein mehr dazu aufnehmen. Ein Ort für Gewohnheiten, also die Einladung dazu. Wenn ihr eine Maßnahme habt, überlegt mal, gibt es irgendwelche Gewohnheiten im Team, wo man gut dran stecken kann, damit das automatisiert passiert und für die Leute viel einfacher ist, sich daran zu erinnern, dass es ja passieren soll.

Jasmine

Und in der Gesundheitsforschung gibt es auch noch vier Schritte, die ich beachten darf, wenn ich eine neue Gewohnheit einführe. Der erste Schritt oder das erste Merkmal ist, dass ich die Gewohnheit offensichtlich mache, das heißt, sie sollte auch irgendwo stehen. Vielleicht schreibe ich das in unserer Sprint Board irgendwo hin. Was für eine Gewohnheit wir oder was für ein Ziel wir dieses diesen Sprint haben oder was ich ganz oft mache, wenn ich mir persönlich eine neue Gewohnheit etablieren will. Wenn ich eine Maßnahme aus einer Retro rausnehmen, dann schreibe ich es mir auf ein Post-it und klebe mir das in Monitor. Also wirklich einfach offensichtlich gemacht. Was möchte ich denn überhaupt machen? Das zweite ist, es einfach zu machen. Also ihr kennt das vielleicht alle, wenn ihr euch vorgenommen habt, ins Fitnessstudio zu gehen. Und ja, aber da euer Kleider mitnehmen müsst und noch ein Handtuch mitnehmen müsst und dahin fahren müsst und irgendwie ist das alles kompliziert. Dann macht ihr es nicht. Ein Tipp, der ein Bekannter von uns uns mal gegeben hat, ist es ganz einfach Ich reibe mir am Sonntagabend fünfmal Gym Kleider in den Kofferraum und damit habe ich das immer dabei.

Jasmine

Ist es super einfach für mich, überhaupt zum Fitnessstudio zu gehen. Also die Gewohnheit einfach machen.

Kai

Oder wir stehen ja gerade auch hier im Podcast Mikrofon. Die stehen relativ präsent hier in meinem Büro, um die Gewohnheit einfach einfach zu machen.

Jasmine

Also unser. Wir werden einmal die Woche in 2022 podcasten. Wir arbeiten dran. Bis Ende 2022 haben wir diese Gewohnheit etabliert. Aber an dem Einfach machen haben wir schon gearbeitet.

Kai

Und da sind wir beim dritten Punkt. Es muss möglichst attraktiv für mich sein. Deswegen hängt nämlich hier auch über dem Podcast Mikrofon eine riesen Snickers Box. Nein, Quatsch. Genau. Ich muss einfach Lust drauf haben und das für mich ein Mehrwert darstellen. Also ich meine, was treibt uns als Menschen Schmerzvermeidung oder Lustgewinn? Da darf dann Lustgewinn warten. Hinter dieser Geschichte. Damit es möglichst naja sich einprägt in das, was ich tue und das ist natürlich auch immer die große Herausforderung, also gerade so so in Meditation setze ich mal 30 Minuten Meditation auf Kissen. Ja, wo ist da der Lustgewinn? Ist das wirklich attraktiv? Muss man vielleicht mal so ein Buch wie Mindsight von Daniel Siegel lesen? Und dann versteht man auch Kai. Das hat noch ein paar andere Implikationen auf mein Leben, da macht man es vielleicht doch mal.. Also wo findest du die Attraktivität der Maßnahmen für dein Team?

Jasmine

Und da ist vielleicht der Punkt von unserem wir kommunizieren mehr und ich rufe einmal am Tag jemand an. Das kann für gewisse Menschen einfach unattraktiv sein. Und wenn das so ist, dann werden die das nicht tun. Und das ist okay. Also nicht, dass sie es nicht tun, sondern es ist okay, dass es für sie unattraktiv ist. Das heißt, an der Stelle müssten wir rausfinden, was müssten wir denn tun, damit auch diese Leute mehr kommunizieren können. Vielleicht rufen die nämlich niemand an. Vielleicht müssen die angerufen werden. Oder sie chatten lieber, oder, oder, oder. Also da gucken, dass es wirklich attraktiv für jede ist oder für jede und jeder seins findet da drin, was zum gleichen Ziel kommt. Und der vierte Punkt ist Es muss ein gutes Gefühl in uns aufrufen, wenn eine Aktivität, eine Handlung bei uns ein gutes Gefühl auslöst. Dann verknüpft das unser Gehirn direkt miteinander das gute Gefühl und diese Handlung und die Wahrscheinlichkeit, dass ich das nochmal tue, ist einfach unglaublich viel höher.

Jasmine

Das heißt, wenn ich jetzt jemand anrufe und wir ein gutes Gespräch haben, vielleicht auch nur fünf Minuten ein gutes Gespräch haben, ich noch eine wichtige Information rausbekommen habe und ich glücklich aus diesem Gespräch rauskomme, ist die Wahrscheinlichkeit, dass ich am nächsten Tag jemanden anrufe, extrem viel höher. Das heißt, ich darf mir da überlegen, was wäre denn meine Belohnung? Ich kann mir nämlich zum Beispiel auch überlegen Erst wenn ich jemanden angerufen habe, dann mache ich danach irgendetwas, was ich total gerne machen möchte. Und das wäre auch schon eine Belohnung, das unser Gehirn verknüpfen wird. Und dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir einfach mehr in die Kommunikation gehen, unglaublich viel höher.

Kai

So haben wir immer wieder von dieser vierten Phase gesprochen, der Retrospektive. Da beziehen wir uns auf das Modell von Diana Larsen zu fünf Phasen einer Retrospektive und mir ging das am Anfang öfter mal so, dass ich diese vierte Phase Maßnahmen finden einfach relativ hemdsärmelig gemacht habe. Und ich glaube, in der Folge hast du noch mal ganz viele Ideen dazu bekommen, wo man noch mal forschen könnte danach, was für Fragen wichtig sind und wie man daraus vielleicht auch eine realistischere Umsetzung her bekommt, wenn man das in diese Richtung von Habits bringt.

Jasmine

Das bedingt aber natürlich, dass du die Zeit nimmst für diese vierte Phase. In meinen früheren Moderationen Plänen habe ich fürs Check in vielleicht zehn Minuten gebraucht. Datensammeln dann so 30, Search for insights, weil das war ja schon eher ein bissle unbequem. Haben wir dann noch mal 30 verwendet und dann war ganz wenig Zeit für die Maßnahme und einen Abschluss übrig. Und es funktioniert dann nicht. Das heißt, für mich funktioniert das nur, wenn ich Datensammlen kürze und da gucke, dass ich eine Maßnahme nehme, wo nicht jeder sein, jedes einzelne Sticky vorträgt, sondern wir wirklich direkt auch schon clustern, direkt schon in die Tiefe gehen können. Es ist natürlich sehr, sehr wichtig, dass wir auf den Grund gehen, aber dann, wenn wir in die Maßnahmen reinkommen, dann brauche ich auch noch mal einfach Zeit, damit ich diese Maßnahmen gut formulieren kann, damit ich diese kleinen Schritte, die wir gehen wollen, gut formulieren kann. Das ist so der dritte Punkt, der ist in den ersten zwei schon mal drin gewesen. Kleine Schritte führen zum Ziel, die großen Schritte sind öfters zum Scheitern verurteilt.

Jasmine

Also da immer wieder zu gucken wie kann ich eine riesen Maßnahme oder auch nur eine mittelgroße Maßnahme, wie kann ich das klein brechen? Wie kann ich sie explizit machen, aber auch klein machen?

Kai

Also was ist die Trampelpfad Lösung, wenn man gerade über die Schnellstraße diskutiert hat, die man realistischer umsetzen kann, wo man mehr dran glaubt, wo die Erfolgswahrscheinlichkeit als höher eingeschätzt wird

Jasmine

Und als vierter Punkt. Und das hat ein bisschen weniger mit Maßnahmen zu tun als mit Lust generieren zu Retrospektiven. Eine Idee, die ich letztens umgesetzt habe, die auch echt gut funktioniert hat bei einem Team, das einfach unglaublich gestresst war. Vieles auf der Platte hatte und auch viele Dinge, die sie gerne getan hätten, aber nicht tun können, weil gestresst und so weiter aufgeschoben haben. Die waren da, die haben zu Unmut geführt. Da haben wir uns einfach mal überlegt Was gibt es denn, was wir in eineinhalb Stunden, welche wir uns für die Retrospektive reserviert haben, erledigen könnten? Grundbedingung war nicht alleine, sondern zu zweit oder zu mehrt. Und was gibt es so für Dinge? Die haben wir gesammelt, die haben wir priorisiert und dann haben wir losgelegt. Und jeder ist sehr, sehr befriedigt aus dieser Retrospektive rausgegangen, weil wir einfach mal

Jasmine

Uns was Gutes getan haben, dem Team was Gutes getan haben, ganz viele Dinge erledigt haben, die schon lange, lange, lange auf der langen Bank gewartet haben oder auch einfach Freude bereitet haben und im Alltag untergegangen sind. Das hat die Motivation für die nächste Retrospektive einfach unglaublich erhöht. Ich weiß, ich habe diesen Tipp von irgendjemandem bekommen und es tut mir total leid, dass ich den oder diejenige hier nicht referenzieren kann. Ich weiß nicht mehr, wer es war, aber das war unglaublich gut. Und ich wollte dir den Tipp jetzt auch noch mal einfach ans Herz legen. Das war wirklich ein richtiger Motivationsschub.

Kai

Die Working Retrospektive also nicht immer. Also gerade wenn Captain Obvious eh schon da war und man weiß, was man eigentlich tun sollte und tun könnte oder es letzten Retrospektiven vielleicht schon einen Backlogs an Ideen gesammelt hat, sie dann einfach mal machen und die Zeit dafür einsetzen, wenn viel Druck auf dem Kessel da ist. Ich glaube, es ist ein bisschen widersprüchlich zu dem, was man so viel auch im Scrum Kontext hört. Meistens ist ja so der Ort ist im Sprint Backlog, da kommen dann die Maßnahmen hin oder vielleicht Team Vereinbarung. Stichwort mehr kommunizieren was wir am Anfang hatten. Aber hier mal so die Einladung dazu, das gar nicht so zu machen, sondern direkt in die Umsetzung zu gehen. Wenn ich weiß, das wäre wertvoll und vielleicht so in mehreren Kleingruppen gesplittet – charmantes Pattern und damit wünschen wir die erfolgreich experimentieren in deinen Retrospektiven.

Kai

Und wir freuen uns, wenn du bald wieder einschaltet beim Agile Growth Podcast.